Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und sorgen gerne für reibungslose Abläufe? In dieser vielseitigen Position verantworten Sie unser Office Management, unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und sind eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Gäste.

Rahmenbedingungen

Die Position kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden und ist zunächst auf ein Jahr befristet.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für das operative Office Management und Sicherstellung eines professionell organisierten Büroalltags 
• Verwaltung und Pflege von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen und Laufzeiten 
• Bearbeitung der Korrespondenz und Koordination des Postein- und -ausgangs 
• Professioneller Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste 
• Planung und Koordination von Terminen sowie Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung 
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen 
• Zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern 
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Projekte, beispielsweise Weihnachtsfeiern oder Mitarbeiterevents 

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, oder ein Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt 
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Position 
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen 
• Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise 
• Freude daran, unterschiedliche Themen eigenständig zu koordinieren und Verantwortung zu übernehmen 
• Professionelles und freundliches Auftreten verbunden mit einer ausgeprägten Serviceorientierung 
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein 
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

Das bieten wir:

• Ein spannendes Arbeitsumfeld in einem innovativen Hightech-Unternehmen im Bereich der optischen Sensorik 
• Eine moderne Arbeitsumgebung und eine strukturierte Einarbeitung 
• Ein kollegiales Team und eine wertschätzende Zusammenarbeit 
• Urlaubsgeld, finanzielle Beteiligung am Unternehmenserfolg und betriebliche Altersvorsorge 
• Bezuschusste Fitnessstudio-Mitgliedschaft 
• Gemeinsame Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Firmenlauf 
• Kostenlose Getränke und frisches Obst 
• Kostenlose Parkplätze direkt am Standort